Een bedrijf opstarten in Estland. Hoe, wat en waarom?

Disclaimer vooraf: Ik ben geen expert. Ik hou ervan om dingen aan te pakken als ze zich aandienen. Ik heb niet alle kleine lettertjes gelezen en tot de bodem uitgezocht. Je kunt hier dus geen rechten aan ontlenen of iets dergelijks. Dit is mijn verhaal, dit is hoe ik het doe, dit is hoe ik me heb laten adviseren. Doe vooral ook je eigen onderzoek.

Deze blog is geschreven naar aanleiding van mijn podcastaflevering hierover. Luister je liever dan dat je leest? Check dan hier de aflevering.

Wij zijn als gezin in januari 2020 naar Bali gekomen met de intentie om voor een jaar te gaan, maar ook met het idee dat het altijd mogelijk is om weer terug naar NL te gaan. We hebben wel alles weggedaan in NL. Het huis, de auto, etc. om alles los te laten, ons echt vrij te voelen.

We zijn in januari 2020 met onze 2-jarige zoon vertrokken naar Bali en in maart 2020 ging alles dicht door Covid. Hier hebben we dus ook in een lockdown gezeten. De keuze om op Bali te blijven was wel even spannend, maar we zijn heel blij dat we dat hebben besloten.

Dat jaar werd dus langer. Niet alleen i.v.m. Covid maar ook omdat we ons heel fijn voelden.

Er waren dingen die we online konden regelen, maar niet alles. Zoals een geregistreerd partnerschap omzetten in een huwelijk en het uitschrijven uit NL kon niet online.

Dat laatste is per gemeente verschillend.

Uiteindelijk hebben we besloten om in april 2022 terug naar NL te komen om te trouwen en om alles daar af te ronden. Een geregistreerd partnerschap wordt lang niet in elk land erkend of als rechtsgeldig gezien. Daarom vonden we het belangrijk om te trouwen zodat wij wettelijk gezien ook in Indonesië partners zijn.

In Nederland ben ik naar de ambassade van Estland geweest om mijn E-Residency op te halen.

De eerste keer dat ik van Estland en e-residentie hoorde, sprak ik met mijn VA die mijn boekhouding doet. Zij kwam met het Estland verhaal en tipte mijn de Facebookgroep E-Residents of Estonia. Daar kan jij eens op kijken om je in te lezen. Ik ben toen lid geworden van die groep, maar uiteindelijk heb ik niet zoveel gedaan met die groep.

Daarnaast heb ik contact opgenomen met Anjo van Digitax Nomad. Zij heeft ook een Instagramaccount. Zij is zelf geëmigreerd naar Spanje en zij heeft haar bedrijf juist om digital nomads te adviseren met betrekking tot belastingen binnen en buiten Europa.

Er is een groot verschil tussen binnen en buiten Europa. Anjo heeft mij geadviseerd over van alles en nog wat. Toen ik wist dat ik me ging uitschrijven, 1,5 jaar na het laatste contact met Anjo, heb ik nog even contact met haar gehad.

Daarnaast heb ik het voordeel dat mijn vriendin Saskia het hele proces heeft bewandeld. Haar hulp heb ik ook ingeschakeld bij het aanvragen van mijn E-residency omdat alles in het Engels is. Saskia komt oorspronkelijk uit Australië dus zij zat naast mij toen ik de aanvraag deed en dat was heel erg fijn. Mijn Engels is goed maar het is toch fijn om het met een native door te nemen.

Ik heb 29 november 2021 de aanvraag gedaan en op 3 januari 2022 kreeg ik een mailtje dat mijn e-residency kaart was aangekomen bij de ambassade in Den Haag. Tussendoor had ik al een berichtje gekregen dat het goedgekeurd was. Tijdens het proces moet je ook opgeven bij welke ambassade je het opkomt halen. Ik heb ervoor gekozen om dat in Den Haag te doen.

Kosten

De kosten van het aanvragen zijn €120,- voor de aanvraag. Ik ben nu vanaf juni bezig met het omzetten van mijn bedrijf van Nederland naar Estland. Ik heb mijn VAT aangevraagd. Op advies van Saskia heb ik contact opgenomen met het bedrijf XOLO. Zij zijn gespecialiseerd in het hele verhaal van het E-Residency.

Estland heeft als enige de optie om online je bedrijf te starten zonder dat je in dat land fysiek aanwezig hoeft te zijn. Ik hoef niet in Estland te zijn of ingeschreven te zijn. Je kan daar een bankrekening openen, maar daar moet je wel fysiek voor in Estland zijn, dat heb ik niet gedaan. Dat is dus het voordeel van het E-recidency. Omdat ik buiten Europa verblijf.

Ik zit nu op een vaste plek in Indonesië, maar stel dat ik een reizend bestaan zou hebben, sta ik nergens ingeschreven, we zouden ook non stop kunnen reizen.

Als je je uitschrijft uit NL ben je voor de belastingdienst niet automatisch niet meer belastingplichtig. Als je je uitschrijft, moet je kunnen bewijzen dat jouw banden met Nederland dusdanig zijn verbroken dat je geen belasting meer in NL hoeft te betalen. Dat proces ga ik nog in. Ik heb wel op voorhand zoveel mogelijk banden doorgehaald. Ik heb geen Nederlandse bankrekening meer. Mijn partner nog wel. Ik heb nu een prepaid kaart voor mijn telefoon. We hebben onze verzekeringen omgezet naar OOM verzekeringen. Onze banden zijn bijna allemaal verbroken. We hebben op Bali een huis, onze vergunning, een eigen scooter etc. Ik denk dat wij genoeg bewijs hebben dat wij geen banden meer hebben met Nederland met betrekking tot belasting.

Ik betaal netjes mijn belasting aan Estland, als de belastingdienst toch vragen heeft, dan kan ik met Anjo bellen. Binnen Europa zijn er afspraken tussen de landen dat je niet in 2 landen belasting hoeft te betalen.

In een later stadium is er nog een mogelijkheid om in Singapore of Hong Kong ons bedrijf te starten. Er is hier op Bali een man die oorspronkelijk Frans is, hij heeft zijn bedrijf in Singapore. Heeft ook gekeken naar Estland maar de belasting in Estland is niet veel minder dan in Nederland en in Singapore betaal je zakelijk nul belasting. Dan moet je fysiek naar Singapore om je bedrijf te starten maar vervolgens kan je alles online doen.

XOLO is het bedrijf dat mijn hele administratie doet. Mijn VAT, mijn Invoice – ik kan via het programma mijn facturen sturen. Zij doen mijn administratie, mijn hele boekhouding nemen zij voor rekening. En ook de belasting: Maandelijks btw afdragen en mijn jaarlijkse opgave doet XOLO.

In NL deed ik zelf mijn aangiftes en administratie. Xolo heeft mijn bedrijf geregistreerd in Estland, daar heb ik €295,- voor betaald. Dat staat nog los van die €120,- voor de aanvraag en ik betaal maandelijks XOLO een bedrag om de service op te pakken.

Ik heb ook een affiliate link voor XOLO Wanneer je deze gebruikt voor het aanmelden bij XOLO dan krijgen we beiden meer dan 100,- korting.
Je hebt een aantal accounts. Ik ben gestart met het Gratis ‘GO’ pakket. Dat stelde me in staat om alvast allerlei vragen stellen. Nu heb ik inmiddels het XOLO Leap pakket dat kost €79,- per maand. Pro kost €119,- per maand.

Dat ligt dus wel wat hoger dan de boekhoudkosten die ik in Nederland had. Wat dat betreft kost het meer maar tijd technisch heb ik er straks geen omkijken meer naar. Alles was geautomatiseerd en perfect ingericht toen mijn bedrijf nog in Nederland ingeschreven stond, daar gaat nu wel even weer tijd in zitten omdat weer zo in te richten.

Ik had een bankrekening kunnen openen in Estland maar dan had ik fysiek naar Estland gemoeten en dat wilde ik niet, dus ik heb een WISE-account. Dat was voorheen transfer WISE. Het komt oorspronkelijk uit België. Daar kan je je geld omzetten naar een andere Currency. Dan komt er Euro binnen en kan ik dat omzetten naar Roepia en dan kan ik Roepia pinnen wat je fees veel lager maakt. In sommige gevallen komen er helemaal geen fees bij. Voordat je het weet, betaal je voor het pinnen 2 of 3 euro dat tikt aardig aan als je langdurig in het buitenland bent.

We hadden al een WISE-account privé maar nu dus ook zakelijk. Ik heb alleen 1 foutje gemaakt en daar wil ik jou voor behoeden. Ik had in Nederland een KNAB-rekening met allemaal potjes via het profit first systeem en doordat ik ben uitgeschreven valt mijn KVK-nummer en vervalt ook mijn KNAB-rekening want die zit aan mijn bedrijf en mijn KVK-nummer. Ik wilde mijn geld op tijd oversluizen want straks sluiten ze mijn bankrekening en kan ik niet meer bij mijn geld.

Ik heb netjes alles overgezet naar mijn WISE-account. Maar Estland heeft de regel dat je blanco moet beginnen met je bedrijf en ik ben dus nu in een proces dat ik moet verantwoorden waar dit geld vandaan komt en dat ik een bewijs moet leveren dat mijn Nederlandse bedrijf een lening heeft afgegeven aan mijn Estlandse bedrijf en dat ik daarom die bedragen heb overgemaakt. Is heel erg omslachtig dus als ik dit van tevoren had geweten, had ik mijn zakelijke geld overgezet naar een andere rekening. Nu moet ik over 4 transacties moeilijk doen. Ik heb mijn salaris ook uitgekeerd in die periode naar het WISE-account van mijn partner. Dat was bij hun nog niet bekend als privé account dus dat is weer een uitgave vanuit mijn bedrijf dat volgens Estland niet mag dus dat moet ik nu ook verantwoorden. Dan was er nog een bedrag van €15,- dat ik naar mijn broertje heb overgemaakt en dat moet ik nu terug laten storten en verantwoorden. Dus als ik het van tevoren had geweten, dan had ik nul uitgaven gedaan en geen geld op gestort op mijn zakelijke WISE-account.

Als laatst wil ik nog zeggen dat er een groot verschil is tussen binnen Europa vertrekken en buiten Europa vertrekken. Op het moment dat je binnen Europa vertrekt, met bijvoorbeeld Spanje als voorbeeld. Dan kun jij je inschrijven in Spanje. Dan kan jij daar ook jouw bedrijf opstarten, dan hoeft dat niet via Estland, maar het Estlandverhaal is dus vooral interessant voor ons omdat wij buiten Europa verblijven. En omdat je in Indonesië je niet kan inschrijven en zomaar een bedrijf kan starten. Daarnaast is de regel dat als je in een Europees land belasting betaalt, je dat in een ander Europees land niet meer hoeft. Dat is ook een reden dat wij gekozen hebben voor Estland. Het kan zijn dat wij in de toekomst mijn bedrijf in Singapore of in Indonesië registreren maar voor nu is dit het.

Digitax Anjo zit zelf in Spanje dus voor dingen binnen Europa kan je haar benaderen. Hoe het zit met inschrijven in Estland als gezin en de leerplicht enzo dat weet ik echt niet, in mijn geval staat alleen mijn bedrijf ingeschreven in Estland. En alleen ik heb een E-Rescideny, mijn man en kind niet. Die zijn gewoon wereldburger. En hoe het het komende jaar gaat, moeten we nog bekijken. Wat belangrijk is dat als je je uitschrijft uit Nederland, dat je in januari van het nieuwe jaar, een M biljet krijgt. Waarmee jij je gaat verantwoorden, gaat laten zien dat je niet meer belastingplichtig bent in Nederland. Het is handiger om eind december uit te schrijven.